Al hablar de programas centrados en el tratamiento de hojas de cálculo, disponemos de varias alternativas de este tipo en el mercado, entre ellas la que se integra con Office. En concreto nos referimos a Excel de Microsoft, el programa de este tipo por excelencia desde hace muchos años. De hecho, es una aplicación que no para de crecer con el tiempo a base de nuevas versiones y actualizaciones.
Cabe mencionar que, aunque en un principio pueda parecer una solución software centrada en el mercado profesional, en realidad no es así. Este es un programa válido para todo tipo de s y entornos de trabajo, desde los domésticos, hasta los más profesionales. Y es que en los tiempos que corren podemos encontrar personas que usan el programa para tareas básicas de cálculo, para hacer plantillas, etc.; o para llevar la contabilidad casera.
Al mismo tiempo hay grandes compañías que los usan para llevar sus cuentas a gran escala, lo que requiere mucho más esfuerzo, claro está. De ahí el éxito de la aplicación como tal y su enorme penetración de mercado. Eso sí, la complejidad de esta va a depender de cuánto nos vayamos a adentrar en trabajar con ella. Al mismo tiempo también influirá cuánto profundicemos en sus funciones y modos de trabajo internos.
Con todo y con ello, en estas mismas líneas os hablaremos de todo aquello que necesitáis saber para empezar a trabajar con Excel, desde el principio. Igualmente os vamos a mostrar los más importantes conceptos básicos que debéis conocer para usar el programa y poder sacarle provecho de la mejor manera.
Abrir el programa de hojas de cálculo de Microsoft
Lo primero que vamos a ver, como es lógico, es cómo poner en marcha el programa como tal. Así, debemos saber que el mismo forma parte de la suite ofimática de Microsoft, Office. Os decimos esto porque generalmente se instalará junto a otros programas muy conocidos de la misma como Word, PowerPoint, etc. Así, para arrancar el programa, una de las formas que tenemos es desde el menú Inicio de Windows.
Calcular la media en Excel
Ya os hemos comentado antes que en este programa para realizar todo tipo de cálculos tanto a nivel personal como profesional, nos encontramos con cientos de funciones y fórmulas para utilizar. Sin embargo quizá las más habituales sean las operaciones más básicas como las que os hemos mencionado en estas mismas líneas. También tenemos la posibilidad de calcular la media de determinados valores o de un rango de los mismos de la manera más sencilla.
De hecho aquí disponemos de 3 fórmulas diferentes dependiendo de las necesidades de cada caso y que os vamos a mostrar a continuación. En primer lugar nos encontramos con la fórmula =Mediana que precisamente es una de las más utilizadas para este tipo de tareas. Es importante conocer que cuando hablamos de la mediana, en concreto nos referimos al número intermedio entre un determinado rango de valores. Por tanto en la fórmula no tenemos más que establecer o bien el rango o los valores independientes separados por punto y coma.
También tenemos la posibilidad de hallar la media aritmética a través de la fórmula =Promedio. En este caso lo que vamos a obtener es el valor promedio de los argumentos que en un principio indicamos en la fórmula. Al igual que en el caso anterior, podemos establecer valores separados por punto y coma, o bien utilizar un rango concreto.
Y por otro lado nos encontramos con la denominada como Moda. Esta es una función que nos sirve para averiguar el valor numérico que más se repite dentro de un conjunto de datos. Por tanto al utilizar la fórmula =Moda, no tenemos más que indicar los valores o rango de los mismos que deseamos que el programa analice para obtener el resultado que aquí buscamos.
Operaciones complejas
El número de funciones que Excel pone a nuestra disposición no se limita a realizar simples operaciones aritméticas sencillas. Excel se ha convertido en un referente en la industria gracias al gran número de funciones que incluye para realizar operaciones complejas, operaciones basadas en condicionales, redondeos, estadísticas, matemáticas, financieras y mucho más.
Además, permite obtener los valores de las operaciones de otras hojas del mismo Excel o bien de otros archivos Excel almacenados en el mismo equipo o de forma remota sin necesidad de abrirlos. Si se modifican los valores de origen, los resultados de las operaciones se modificarán automáticamente.
Además, todo el contenido que se muestra en las tablas se puede filtrar para crear tablas dinámicas, tablas que nos permiten filtrar los resultados según determinados valores. También se pueden utilizar como fuente de datos vinculados de archivos de Word y de fuente de datos de Access, la aplicación de Microsoft para crear bases de datos. Como podemos ver, el número de opciones para realizar operaciones en Excel es muy amplio y cubre cualquier necesidad que tengamos, por extraña o rara que parezca. Por algo está suite de ofimática es la más utilizada en todo el mundo y lleva más de 40 años en el mercado liderándolo sin que ningún otro rival le haya podio plantar clara y mantener el tipo, como fue el caso de Lotus123.
Echa un vistazo a las fórmulas disponibles
Una de las principales características que nos propone este programa para trabajar principalmente con datos numéricos, es la enorme cantidad de fórmulas que nos ofrece. Hablar de todas ellas da prácticamente para un libro, o más. De ahí que podemos imaginar fácilmente lo complicado que es dominar por completo todas las funciones que nos propone este programa de Microsoft. Sin embargo, tenemos la posibilidad de echar un vistazo de primera mano a todas las fórmulas que Excel nos propone para así ver los modos de funcionamiento que tenemos al alcance de la mano.
Para ello no tenemos más que situarnos en el menú precisamente llamado Fórmulas, y en la parte izquierda de la barra de herramientas nos encontramos con varias categorías de estas. En realidad, aquí nos encontramos con listas desplegables que nos muestran las fórmulas disponibles en el programa, así como el formato con el que las podemos utilizar en cualquier instante. Para ello basta con que situemos el puntero del ratón sobre cada una de estas entradas.
Otras herramientas de Excel para no tan principiantes
Como ya hemos comentado, Excel es una herramienta tremendamente completa, con un amplio número de características y funciones que lo hacen apta para realizar todo tipo de tareas. Más allá de sus funciones más básicas por las que todo novel debe comenzar, también podemos ir conociendo otra serie funciones que debemos de tener en cuenta una vez ya tenemos los conocimientos más básicos necesarios y que nos ayudarán a aumentar nuestra productividad con la hoja de cálculo de Microsoft.
Debemos tener muy presente en este programa que controlarlo en su totalidad es algo bastante complicado. Esto quiere decir que nos podremos ir adentrando poco a poco a medida que vayamos ganando experiencia y así utilizando funciones más complejas. Pero el manejo de todas las funciones y características que aquí encontramos es una tarea casi imposible.
Crear gráficas
Una vez que ya conocemos los conceptos más básicos de Excel de Microsoft, llega el momento en el que nos adentremos en un campo un poco más avanzado, a la vez que llamativo y útil. En concreto nos referimos a las gráficas que podemos crear y personalizar en este programa en concreto.
Estos elementos a los que os hacemos referencia se podrían considerar como un complemento perfecto a la hora de trabajar con nuestras hojas de cálculo. Serán de ayuda a la hora de representar de un modo mucho más visual un determinado conjunto de datos. Es por ello que el programa nos presenta varios tipos de estos elementos a elegir. Y es que dependiendo de aquello que necesitamos mostrar, debemos saber utilizar el formato más correcto con criterio.
Esto se encargará de crear una tabla dinámica basada en una tabla o rango existente. Ahora debemos de elegir dónde deseamos colocar el informe de tabla dinámica. Seleccionamos Nueva hoja de cálculo para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo o hoja de cálculo existente y seleccionamos dónde queremos que aparezca la nueva tabla. Por último, hacemos clic en Aceptar.
Tablas dinámicas desde otros orígenes
Si hacemos clic en la flecha hacia abajo del botón Tabla dinámica podemos seleccionar entre otras fuentes posibles para la tabla dinámica. Además de usar una tabla o un rango existente, hay otros tres orígenes entre los que puede seleccionar para rellenar la tabla dinámica.
- Desde un origen de datos externos.
- Desde el modelo de datos: esta opción está disponible si el libro contiene un modelo de datos y deseamos crear una tabla dinámica a partir de varias tablas, mejorar la tabla dinámica con medidas personalizadas o trabajar con conjuntos de datos muy grandes.
- Desde Power BI: podemos usar esta opción nuestra su organización usa Power BI y deseamos descubrir y conectarnos al conjunto de datos en la nube a los que tenemos .
